Hangi işletme olursa olsun görevlerin veya aşamaların doğru belirlenmesi gerekir. Yapacağımız proje planlamaları, inşaat, eğitim, ulaşım, tekstil, mobilya, tarım vb sektörler için iyi birer örnek uygulama olacaktır. Görevler ve kaynak verilerini yaklaşık gireceğiz.
Bir mobilya imalathanesinde portmanto üretim planlamasını yaklaşık olarak yapalım. Bu planlama, portmanto üretimi için değil de, tekstil atölyesi, tarım malzemeleri üreten bir işletme veya imalat yapan herhangi bir işletme için de düşünülebilir. Biz mobilya işletmesi üzerinden gidelim. 50 adet portmanto siparişi için 30 gün süreli proje planlamasını hazırlayalım.
Ms Project - 01 - Proje Başlangıç Ve Bitiş Tarihinin Belirlenmesi
Planlamaya başlarken ilk olarak proje tarihleri belirlenmelidir. Bu tarihi belirlemek için proje sekmesinde bulunan proje bilgileri seçeneğini tıklıyorum. Açılan pencerede başlangıç tarihi, bulunduğumuz günün tarihi ve durum tarihi gibi kısımlar bulunuyor. Eğer proje başlatılmak istenirse alt kısımdaki durum tarihi bölümüne proje başlangıç tarihi yazılır. panelde görülen durum raporu kısmından da aynı işlem yapılabilmektedir. Biz bu bölümde sadece projenin başlangıç tarihini belirleyip çıkalım.
Ms Project - 02 - Çalışma Takviminin Düzenlenmesi
İkinci adım olarak projenin çalışma takvimini hazırlayalım. Proje sekmesinden Çalışma Zamanını Değiştir seçeneğini tıklıyorum. Açılan pencerede renklerin ne anlama geldiğini gösteren bir tablo karşımıza çıkıyor. Gri renk, çalışmanın olmadığı günü temsil etmekte olup programın mevcut ayarlarında, Cumartesi ve Pazar günleri bu renk ile işaretlenmiş durumda. Eğer Cumartesi günlerini de çalışma günü olarak belirlemek istersek özel durumlar bölümünü kullanacağız.
Ad bölümüne cumartesi yazdıktan sonra ayrıntılar butonuna tıklıyorum. Çalışma zamanlarını ayarlama bölümünde çalışma saatleri düzenlenebilir. Alt kısımda haftalık seçeneğini seçelim. Çıkan listeden cumartesiye ait kutucuğu aktifleştirdiğimizde bu günü de çalışma günü olarak belirlemiş oluruz. Yinelenme sayısını da 5 olarak güncelleyelim. Böylece 5 hafta boyunca cumartesi günleri çalışma günü olarak belirlenmiş oldu.
Ms Project - 3 – İş Kırılım Yapısının Oluşturulması (İKY-WBS)
3. adım olarak iş kırılım yapısını oluşturacağız. Böylece proje kapsamı yeterli ayrıntılarla sınıflandırılmış olacak.
İlk satıra proje adını yazıyorum. Portmanto yazabiliriz. Proje, Hazırlık, uygulama ve teslimat olmak üzere 3 aşamadan oluşacak. İş kırılım yapısını oluşturduktan sonra görevleri eklemeye başlayalım.
Hazırlık aşamasında projelendirme, malzemenin belirlenmesi ve malzemenin temin edilmesi görevleri olacak.
Uygulama aşamasında, hazırlanan çizimlere göre malzemenin kesilmesi, kenar bantları, kaplaması, birleştirme kolaylığı için markalama ve son olarak birleştirme olacak. Son aşama olarak da Paketleme, nakliye ve montaj adımları yazılabilir. Görevler girintilenir. Proje adından sonraki tüm görevler seçilip Görevi Girintile butonuna tıklanır. Diğer başlıklar da bu şekilde birbiri altına girintilenir.
İş kırılım yapısını ve görevleri belirledikten sonra iş kırılım kodlar hazırlanır. Kodların görünmesi istenen yere gelip sağ tıkladıktan sonra listeden İKY seçilir. Böylece iş kırılım yapısı sayı gösterimi şeklinde oluşur. Bu kodların istenilen şekilde düzenlenmesi mümkün. Proje sekmesine geçilip İKY butonunu tıklanır. Örneğin buraya Port yazıp yanına tire bırakılabilir. Sonra aşağıdaki seçenekler arasından sayı seçilir.
Tamam dedikten sonra kontrol edildiğinde kodların belirlenen şekilde düzenlendiği görülür. Port yazısından sonra sayı yerine harf de kullanılabilir. Veya port yerine p harfide yazılabilir.
Ms Project - 04 - Görevler Arasındaki Bağlantıların Yapılması Ve Öncüllerin Belirlenmesi
Görev süreleri belirlenir. Örneğin portmanto projelendirmesi 1 gün sürsün. Görev süreleri belirlendikten sonra görevler arasında bağlantılar yapılır. Sonra görev öncülleri düzenlenir. Projelendirme adımında portmantoya ait parçaların dijital ortamda çizilmesi ve numaralandırması olacak. Birbirinden bağımsız görevler oldukları için çizimler hazırlanırken malzeme belirleme görevi de yapılabilir. Bu yüzden malzeme belirleme görevinin öncül hücresini boş bırakılır. Malzeme temini görevi ise malzeme belirleme görevi tamamlandıktan sonra başlayacak.
Öncül belirlemek için birkaç yol bulunuyor. Bunlardan biri, hücreye ilgili satırın numarasını yazmak. Malzeme belirleme görevinin satır numarasının 4 olduğu görülüyor. Bu değer öncül hücresine yazıldığında malzeme temin edebilmek için 4 No'lu satırdaki görevin tamamlanması gerektiği belirtilmiş olur. Diğer bir yol ise satıra iki kere tıkladıktan sonra açılan pencerede görev adını belirlemek. 3. bir yol olarak da ilgili satırları seçerek üst menüde bulunan seçili görevleri bağla butonunu tıklanmasıdır.
Uygulama aşamasında bulunan kesim görevinin başlayabilmesi için çizimlerin hazırlanmış ve malzemenin temin edilmiş olması gerekiyor. Bu durumu belirlemek için satıra iki kez tıkladıktan sonra görevler eklenir.
Kenar bantları, kesim işlemi başladıktan 2 gün sonra başlayacak. Öncül penceres açılıp görev adı hücresi için kesim görevi seçilir. Tür hücresinde başladığında başlasın seçeneği tıklanabilir. Son olarak bekleme süresi 2 gün olsun. Böylece kenar bantlama görevinin kesim başladıktan 2 gün sonra başlanacağı belirlenmiş oldu.
Ms Project - 5 - Kilometre Taşı (Milestone), Kısıtlama (Constraints), Kritik Yol ve Bolluğun Belirlenmesi
Bir diğer kilometre taşı paketleme için koyulsun. Yine paketlemenin bu tarihte bitmesi için kısıtlama tarihi belirlenir. Kısıtlama tarihi belirlenen görevler için ilk hücrelerinde takvim simgesi oluşur.
Kritik yolun ve bolluğun gösterimi için üst menünde biçim sekmesine geçiş yapılır. Burada kutucuklar tıklandığında kritik yol ve bolluk gant diyagramında görülür. Bu panelde grafik çubuklarının rengi de düzenlenebilmekte olup çeşitli biçim ayarları da yapılabilir.
Ms Project - 6 - Kaynakların Belirlenmesi
Mobilya işletmesinde çalışacak işçiler kaynak sayfasında alt alta yazılır. İşçilerin saatlik mi günlük mü haftalık mı alacakları belirlenir. Mesaili bir çalışma olacaksa mesai ücretleri belirlenir. En büyük birimler sütununda işçi sayıları düzenlenir. Eğer 2 marangoz varsa kutucuğa yüzde 200 yazılır.
Saatlik birim fiyatları belirlenir.
Ms Project - 7 - Kaynakların Atanması
Proje tamamlana kadar tekniker, kira, yemek gibi giderleri genel giderler olarak belirlenebilir. Bunun için proje adının bulunduğu satırda gider seçimleri yapılır. Burada belirlenecek tüm kaynaklar, proje başından sonuna kadar ki maliyetleri kapsamaktadır. Projelendirme görevine yazıcı çıktıları gibi giderler dahil edilebilir. Malzeme belirleme için yakıt kaynağı, malzeme temini için ahşap, sarf malzeme ve nakliye kaynakları atanabilir.
Uygulama aşamasında makineler çalışacağı için günlük tüketilen elektrik miktarı daha da artacaktır. Kullanılacak makinelerin harcadıkları kw değerine göre kaynak değeri ortalama bir değer yazılabilir. 20 kw yazılabilir.
Planlamayı maliyet verileri halinde görmek için sütun başlıklarının üzerindeyken mouse ile sağ tıklanıp maliyet seçeneği seçilir. Bu tabloda hangi görevin işletmeye ne kadara mal olduğu gösterilir.
Ms Project - 8 - Projenin İlerleyiş Adımları, Projenin Yürütülmesi
Proje ilerleyişinin daha iyi görülmesi için izleme gant grafiği görünümü kullanılabilir. Bu görünümün gant grafiğinden farkı, gant grafiğinin üzerinde kaynaklar görülebiliyorken, bu görünümde, görevin tamamlanma yüzdeleri görülebilmektedir. Proje sekmesinde bulunan temeli ayarla butonuna tıklanınca gant grafiğinde bulunan renkli çizgilerin altına gri renkli çizgilerin eklendiği görülür. Üstteki çizgiler proje ilerleyişini, yeni eklenen temel çizgileri ise projenin planlanan halini temsil eder.
Ms Project - 9 – Ağ, Maliyet, Çalışma, İzleme Ve Kaynak Diyagramlarının İncelenmesi
Hazırlanan proje çeşitli veriler şeklinde incelenebilir. Başlık satırına sağ tıkladıktan sonra açılan listede bir çok görünüm şekli yer alır. Maliyet görümünde görevlerin maliyetini, çalışma görünümü de görev çalışma sürelerini, özet görümünde projede biten görev yüzdeleri ve maliyetleri görüntülenebilir.
Bunlarla birlikte üst menüdeki seçenekler arasında da bir çok görünüm şekli bulunuyor.
-Kaynak kullanımı görümünde, kaynakların hangi tarihlerde kaç saat çalıştığını, eğer kaynak cinsi elektrik gibi bir malzeme ise hangi gün kaç kw kullanıldığını görebiliriz.
-Takvim görünümü, görevleri takvim üzerinde incelememizi sağlar.
-Zaman çizelgesi, proje başlangıç ve bitiş tarihleri sınırları olan bir çizelgedir.
-Ağ diyagramı, projenin ilerleyişini, kritik yolu, kilometre taşını gösteren kullanışlı bir grafiktir.
-Ekip Çalışmaları Planlayıcısı görünümünde çalışma türündeki kaynakların hangi görevlere atandığı görüntülenir.
-Gant Grafiği, görevleri ve gant grafiğini görebildiğimiz bir görünüm şekli.
-Görev kullanımı seçeneğinde, kaynakların çalışma sürelerini ve kullanım miktarlarını gösteren bir görünüm şekli. Örneğin kesim görevinde, Çarşamba gününden pazartesiye kadar günde 5kw tan toplamda 20kw elektrik kullanımı olmuş.
-Görev formunda, görevlere ait genel bilgiler bulunmaktadır. Örneğin şuan aktif olan portmanto görevinin süresini, ne zaman başlayıp ne zaman biteceğini, tamamlanma yüzdesini, atanan kaynakları bir form olarak görülür. Sonraki butonuna tıklanarak diğer görevler de bu şekilde görülebilir.
-Görev sayfasında görevlere ait satırlar bulunur.
-İzleme gant grafiği görünümünde projenin ilerleyişi, tamamlanma yüzdeleri görüntülenir.
-Kaynak Grafiğinde kaynakların günlük kullanım miktarları grafik şeklinde görüntülenir. Kaynaklar arasındaki geçiş mouse'un scrolu döndürülerek veya sol alttaki şerit ileri geri getirilerek yapılır.
-Kaynak sayfası kaynakların adını, türünü, miktarını ve fiyatlarının görüntülendiği bir görünümdür.
-Kaynak formu kaynakların hangi görevlere atandığını gösteren bir formdur.
Ms Project - 10 - Maliyet ve Nakit Akışı Gibi Raporlar Alınması
Projeyi rapor çıktısı haline getirmek için rapor sekmesi kullanılır. Yeni rapor seçeneğinde rapor sayfasının içeriği manuel olarak oluşturulur. Menüden grafikler, tablolar, notlar eklenerek rapor sayfası düzenlenebilir.
Panolar bölümünde çeşitli hazır rapor sayfaları bulunuyor.
Maliyet genel görünümü raporunda projenin toplam maliyetini, kalan maliyeti, tamamlanma yüzdesi gibi veriler grafikler ve tablolar halinde görülebilir. Buradaki verileri ihtiyaç doğrultusunda tasarım bölümünden şekillendirilebilir.
Proje Genel Görünümü raporunda, projenin yüzde kaçının tamamlandığını, yaklaşan kilometre taşlarını ve geciken görevleri gösteren hazır tablolar ve grafikler yer almaktadır.
Yaklaşan Görevler raporunda, görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösteren tablolar ve grafikler bulunuyor. Proje yüzde yüz tamamlandığından dolayı yaklaşan bir görev verisi bulunmamaktadır.
Çalışma Genel Görünümünde, saatlik çalışma türündeki görevlerin tamamlanma yüzdelerini ve görevlerin tamamlanma durumunu görebilmekteyiz.
İlerleyiş Raporunda, Tamamlanan ve kalan iş miktarı ve sayıları gösterilir.
Kaynaklar kategorisindeki raporların ilkinde, çalışma türündeki bir kaynağı aynı gün iki farklı göreve atandıysa, örneğin 1 işçi, iki farklı göreve atandıysa, bu durum raporda fazla yüklenmiş olarak görülür. Fakat böyle bir kaynak ataması olmaz ise burada bir veri gözükmeyecektir.
İkinci kaynak raporunda kaynakların tamamlanan ve kalan çalışma saatleri gösterilir.
Maliyetler kategorisinde çeşitli maliyet raporları bulunuyor. Görev Maliyeti Raporunda, görevlerin ne kadara mal edildiğini gösteren tablo ve grafikleri görebilmekteyiz.
Kaynak maliyeti raporunda, kaynaklara ait maliyet verileri ve maliyet dağılımları bulunuyor.
Kazanılmış değerler grafiği ile projenin yolunda gidip gitmediğini gösteren grafikler içerir. Eğer gerçekleşen fiili maliyet, gerçekleşen bütçe maliyetinden yüksekse, proje bütçesini aşmış demektir.
Maliyet aşımları raporlarında, planlanan maliyeti aşan durumları gösteren verileri görebilmekteyiz. Herhangi bir maliyet aşımı gerçekleşmediği zaman maliyet farkları sıfır olarak gösterilir.
Nakit akışı raporunda projenin toplam, fiili ve kalan maliyetleri grafikler ve tablolar halinde gösterilir.
İlerleme kategorisindeki raporlarda, geciken, kayan ve kritik görevleri gösteren raporlar bulunur.
Özel sekmesinde, oluşturulan raporların listesi yer alır.
Son sekmesinde en son girilen raporların listesi yer alır.
Yerli Akademi
Kayıtlar
